Διαχείριση Εγγράφων: CITE.DocuMan
Το Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων είναι ο ακρογωνιαίος λίθος του συστήματος υποθέσεων. Σε αυτό εναποτίθενται όλα τα μηνύματα τα οποία σχετίζονται με μία υπόθεση, είτε προερχόμενα από εξωτερικές πηγές είτε παραγόμενα από τις εσωτερικές διαδικασίες του χειρισμού της υπόθεσης από τα στελέχη του φορέα.
Τα μηνύματα αυτά μπορεί να είναι μεμονωμένα έγγραφα ή και συστάδες εγγράφων (πχ μήνυμα με επισυναπτόμενα έγγραφα) τα οποία το CITE.DocuMan τα χειρίζεται σύμφωνα με την εκάστοτε διαμόρφωσή του, είτε ως μεμονωμένα έγγραφα είτε ως συστάδες εγγράφων τις οποίες τεκμηριώνει ενιαία. Τα έγγραφα τεκμηριώνονται με μεταδεδομένα τα οποία διαμορφώνονται σύμφωνα με τις ανάγκες της εκάστοτε εγκατάστασης και μπορούν να περιλαμβάνουν ελεύθερα πεδία, πεδία με δομή και τύπο καθώς, λίστες και ιεραρχίες όρων. Το CITE.DocuMan μπορεί να χειριστεί εγγενώς ένα πλήθος ευρέως διαδεδομένων μορφοτύπων αρχείων, όπως pdf, έγγραφα MS Office, πολλούς τύπους αρχείων εικόνας και βίντεο, ενώ μέσω επεκτάσεων (plugins) μπορεί να καλύψει πρόσθετους μορφότυπους. Σε άμεση σύνδεση με το Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο (CITE.Registry), μπορεί να αποδίδει αριθμούς πρωτοκόλλου στα έγγραφα που χειρίζεται με μεγάλη ευελιξία κανόνων. Η πρόσβαση στα έγγραφα μπορεί να καθορίζεται είτε σε επίπεδο εγγράφου και χρήστη, αλλά και πιο αφαιρετικές δομές υποστηρίζονται, όπως πχ σε επίπεδο υπόθεσης / τμήματος. Τα έγγραφα μπορούν να συνδέονται με ροές εργασιών οι οποίες αποσκοπούν στην παραγωγή ή τον χειρισμό τους. Το CITE.DocuMan διασυνδέεται με το δίαυλο επεξεργασίας εγγράφων ο οποίος προσφέρει, πέραν της δυνατότητας εξαγωγής και αναγνώρισης κειμένου, δυνατότητες όπως αναγνώριση διπλοτύπων, εξαγωγή νέων μεταδεδομένων από το σώμα ή τα μεταδεδομένα του εγγράφου, μετατροπή μορφοτύπων κ.α.
Το CITE.DocuMan μπορεί να αντικατασταθεί από εξωτερικό σύστημα ή υπηρεσία την οποία διαθέτει ο Φορέας, εφόσον αυτή ικανοποιεί τις ελάχιστες απαιτήσεις του CITE.Cases.
