Διαχείριση Υποθέσεων: CITE.Cases
Το Σύστημα Διαχείρισης Υποθέσεων είναι το σημείο όπου τα έγγραφα εντάσσονται σε υποθέσεις, τις οποίες χειρίζεται ή διατηρεί ο Οργανισμός. Μια υπόθεση μπορεί να τεκμηριώνεται δυνητικά ανεξάρτητα των εγγράφων που περιέχει, με διαφορετικό ή επικαλυπτόμενο σύνολο μεταδεδομένων το οποίο μπορεί να διαμορφώνεται ανάλογα με τις ανάγκες του Οργανισμού. Το CITE.Cases επιτρέπει την εύκολη τεκμηρίωση μιας υπόθεσης από τα έγγραφά της σε συγκεκριμένες χρονικές στιγμές (πχ κατά τη δημιουργία της).
Οι υποθέσεις συνδέονται με χειριστές και τμήματα, των οποίων οι κανόνες πρόσβασης μπορούν να ποικίλουν: ανάλογα με τις ανάγκες του Οργανισμού έλεγχος πρόσβασης μπορεί να εφαρμόζεται σε ολόκληρη υπόθεση ή σε ένα έγγραφο, ενώ οι χειριστές της μπορούν κατ’ επιλογή τους να δίνουν προσωρινή ή μόνιμη πρόσβαση σε άλλους χειριστές ή τμήματα του Οργανισμού. Μια υπόθεση διατηρεί τη δική της κατάσταση διεκπεραίωσης η οποία μπορεί να ενημερώνεται από την κατάσταση χειρισμού των εγγράφων που περιέχει ή των εργασιών που εκτελούνται στο πλαίσιο του χειρισμού της. Κάθε μεταβολή περιεχομένου μιας υπόθεσης μπορεί να ενημερώνει τους χειριστές της ώστε να προβαίνουν σε περαιτέρω ενέργειες. Δομικό στοιχείο του CITE.Cases είναι το σύστημα ουρών χειρισμού υποδοχής, όπου εντάσσονται τα έγγραφα πριν την απόδοσή τους σε υποθέσεις. Οι ουρές αυτές επιτρέπουν τη δρομολόγηση των εγγράφων και την προ-τεκμηρίωση τους. Εν συνεχεία, με την οριστική ένταξή τους σε υπόθεση, τα έγγραφα αποδίδονται στους χειριστές της υπόθεσης, απομακρυνόμενα από την ουρά χειρισμού της υποδοχής τους. Το σύστημα CITE.DocuBridge κάνει χρήση των ουρών για τη δρομολόγηση των εισερχομένων εγγράφων. Το CITE.Cases ενσωματώνει ισχυρό πολυγλωσσικό σύστημα αναζητήσεων το οποίο προσφέρει αναζητήσεις Υποθέσεων και Εγγράφων χρησιμοποιώντας στοιχεία και από τις δύο πηγές. Έτσι μπορεί ο χειριστής να αναζητά έγγραφα βάσει μίξης στοιχείων της υπόθεσης στην οποία ανήκει και των εγγράφων στα οποία αναφέρεται καθώς και των υποθέσεων βάσει της τεκμηρίωσης της υπόθεσης και των εγγράφων τα οποία περιέχει.
